Politique de confidentialité
Candidats et employés
Dernière mise à jour : 13 juillet 2023
Quelle est la portée de cette politique ?
Que signifient les termes utilisés ?
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Comment obtenons-nous votre consentement ?
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Qu’attendons-nous de vous en tant qu’employé ?
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Quels droits avez-vous sur vos renseignements personnels ?
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
LPDQ accorde une grande importance à votre vie privée et s'engage à protéger vos renseignements personnels.
Cette politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels et comment vous pouvez exercer vos droits, par exemple pour y accéder ou les rectifier.
Quelle est la portée de cette politique ?
Cette politique s'applique aux renseignements personnels des employés et des candidats qui sont sous le contrôle de LPDQ, que leur conservation soit assurée par l’entreprise ou par un tiers.
Que signifient les termes utilisés ?
« Lois sur la vie privée applicables » désigne les lois, règlements, recommandations ou avis applicables aux questions de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que toute autre loi, règlement, recommandation ou avis qui remplace, complète, modifie, étend, remet en vigueur ou codifie les lois sur la vie privée applicables.
« Employé » désigne tout individu employé par LPDQ, y compris tout stagiaire, étudiant ou agent, à temps plein ou à temps partiel, de manière permanente ou temporaire.
« Candidat » désigne tout individu qui postule à un emploi au LPDQ ou lui fournit des renseignements personnels à cette fin.
« Renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne un individu et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, telles qu’un nom, un numéro d’employé, un numéro d’assurance sociale (NAS), un identifiant de traçage en ligne comme une adresse IP ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à l’identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités et à la gestion de votre emploi ou de votre candidature.
Ceci inclut les utilisations qui suivent :
Pour faciliter le processus d’embauche
Ceci comprend :
Vérifier les références
Vérifier les antécédents
Réaliser les évaluations préalables à l’emploi raisonnablement nécessaires pour effectuer le travail
Préparer, conduire et analyser les entretiens avec les candidats à un emploi chez nous
Avec votre consentement, pour vous recontacter avec d’autres offres d’emploi qui pourraient vous intéresser
Pour communiquer avec vous
Ceci comprend :
Faciliter la communication avec les employés et les candidats
Pour les employés, faciliter la communication avec les contacts d’urgence (ex. membres de la famille) en cas d’urgence médicale ou de toute autre situation qui peut survenir et nécessiter une telle communication
Pour gérer les avantages liés à votre emploi
Ceci comprend :
Déterminer et gérer la rémunération
Communiquer avec des tiers, notamment des prestataires de services en matière de paie ou d’avantages sociaux, les assureurs, les comptables, les avocats et divers services gouvernementaux, comme l’exige la loi
Administrer les régimes d’avantages sociaux
Pour faire des statistiques et analyses
Ceci comprend :
Recueillir des données démographiques sur les employés et candidats afin d’assurer le succès des divers programmes et stratégies d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI).
Pour les employés, évaluer votre productivité et votre rendement aux fins des évaluations annuelles et l’ajustement de votre traitement
Pour la sécurité de nos infrastructures
Ceci comprend :
Utiliser divers systèmes de surveillance à des fins de sécurité, y compris la présence des employés, des candidats et d’autres visiteurs de nos locaux.
Utiliser des systèmes d’accès par carte pour enregistrer de l’information sur vos entrées et sorties et sur votre temps de travail
Pour les employés, vous créer un compte utilisateur dans nos systèmes et gérer les droits afférents
Pour protéger votre santé et votre sécurité
Ceci comprend :
Surveiller et faire la promotion de la sécurité et de la santé des employés, ce qui comprend, par exemple :
Administrer des prestations d’invalidité
Prendre des décisions relatives à l’obligation d’adaptation, de la détermination du maintien de l’emploi ou de la capacité à retourner au travail en toute sécurité, ou de la détermination des risques sur le lieu de travail
Utiliser et communiquer certains renseignements de santé, notamment à des consultants médicaux, des consultants en invalidité, des parties gouvernementales ou des institutions financières
Comment obtenons-nous votre consentement ?
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou comme le permet ou l’exige la loi. La façon dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire de quelle manière) dépend des circonstances.
- Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en question.
- Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels après avoir pris connaissance de cette politique, nous supposons que vous consentez à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels dans la mesure qui y est indiquée.
- Lorsqu’il est possible de vous offrir un choix quant à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, nous prenons les mesures raisonnables pour vous l’offrir.
- En général, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels.
- Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une finalité qui ne vous a pas été indiquée au moment de la collecte ou qui n’est pas prévue par la loi, nous vous demanderons un nouveau consentement.
- Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne (ex. contact d’urgence), vous êtes responsable d’obtenir son consentement.
- Nous pourrions recueillir vos renseignements personnels auprès de tiers (ex. renseignements obtenus des personnes références, antécédents criminels).
- Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous joindre ? ».
- Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons exiger une preuve de votre identité.
- Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de traiter votre candidature ou de maintenir le lien d’emploi.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Renseignements d’identité
Nom
Adresse postale et électronique
Numéro de téléphone
Date de naissance
Numéro d’assurance sociale (NAS)
Personne à joindre – téléphone et lien avec l’employé
Administration de l’emploi
Qualifications et compétences
Évaluation du rendement
Dossier disciplinaire
Tout renseignement personnel contenu dans un document juridique relatif à votre emploi
Tout renseignement personnel contenu dans un document médical que vous nous fournissez
Permis de conduire (s’il est nécessaire de conduire pour l’emploi ou comme pièce d’identité pour une vérification des antécédents)
Intégration
Curriculum vitae et références
Résultats de la vérification des antécédents
Informations bancaires (pour le versement des salaires)
Statut de résident, de citoyen ou existence d’un permis de travail
Nom et date de naissance du conjoint et/ou des personnes à charge (le cas échéant)
Photographie
Surveillance
Géolocalisation des appareils utilisés pour le télétravail (adresse IP, clé d’accès)
Historique de navigation, de recherche, ou information sur votre interaction avec un site web ou une application à l’aide du matériel informatique fourni par l’employeur.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers ou à des prestataires de services. Nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels communiqués en concluant des ententes contractuelles et, lorsqu’applicable, des engagements écrits, demandant aux tiers d’adopter des pratiques, procédures et des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées et au minimum équivalentes aux nôtres.
Nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour exécuter des services en notre nom. Nous ne fournissons à ces prestataires de services que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation des services confiés.
Les catégories de prestataires de services ayant accès à vos renseignements personnels comprennent les prestataires de services engagés pour :
- l’hébergement du site internet
- vérification d’antécédents et tests psychométriques
- les audits financiers ou comptables
- la gestion des caméras de sécurité et de l’accès aux bâtiments
- la gestion des régimes d’assurance et de mutuelles
- la gestion de la paie et du temps
- l’assistance informatique
Si vous souhaitez obtenir plus d’information sur nos prestataires de services, veuillez nous contacter en suivant les instructions fournies dans la section « Comment nous joindre ? ».
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque la loi, un règlement, une ordonnance du tribunal, une citation à comparaître, une demande valide ou un mandat de perquisition l’exigent, ou en réponse à une enquête gouvernementale ou à toute autre demande légitime.
Nous pouvons également communiquer ces renseignements à nos comptables, auditeurs, agents et avocats pour faire respecter ou protéger nos droits. En outre, nous pouvons communiquer certains renseignements personnels lorsque nous croyons raisonnablement qu’il est nécessaire de le faire pour protéger nos droits, notre sécurité ou notre propriété, ou encore d’autres personnes, dans la mesure prévue ou autorisée par la loi (ex. pour prévenir la fraude).
Qu’attendons-nous de vous en tant qu’employé ?
Nous veillerons à nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons à votre sujet soient aussi exacts, à jour et complets que possible.
Dans la mesure où vous nous fournissez des renseignements personnels, nous supposons que ces informations sont exactes et à jour. Si l’un de vos renseignements personnels change au cours de votre emploi chez nous, nous nous attendons également de vous que vous nous informiez de ces changements afin que votre dossier d’emploi puisse être mis à jour.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels conformément à nos obligations commerciales et juridiques et seulement aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins indiquées dans la présente politique, sauf si la loi exige une durée de conservation plus longue.
Si vous êtes embauché, nous conservons généralement vos renseignements personnels dans votre dossier pour la durée de votre emploi plus trois (3) ans, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps.
Si vous n’êtes pas embauché, nous conservons généralement vos renseignements personnels pendant trois (3) ans après que la décision ait été prise, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps. De même, si vous nous autorisez à vous recontacter pour des offres d’emploi subséquentes, nous conserverons vos renseignements personnels pendant trois ans après que la décision ait été prise.
Si nous utilisons des renseignements personnels pour prendre une décision qui vous affecte directement, nous conserverons les renseignements pendant une période raisonnable après les avoir utilisés et pendant au moins un an après avoir pris la décision.
Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conservons actuellement les renseignements personnels des employés et des candidats au Québec (Canada). Si nécessaire, les renseignements peuvent être détenus et utilisés au Québec (Canada). Par conséquent, il se peut que nous communiquions des renseignements personnels dans des pays autres que votre pays/province/état de résidence, où les lois sur la protection de la vie privée peuvent être différentes.
Si vos renseignements personnels sont utilisés en dehors de votre pays/province de résidence, ils sont soumis aux lois du pays/province/état dans lequel ils se trouvent et peuvent être communiqués aux gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou organismes de réglementation de cet autre pays, ou divulgués conformément aux lois de ce pays. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels seront toujours régies par la présente politique et par les lois sur la vie privée applicables.
Quels droits avez-vous sur vos renseignements personnels ?
Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité avant de répondre à votre demande. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.
Vous avez plusieurs droits relativement à vos renseignements personnels, notamment :
Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.
Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié.
Vous pouvez également nous demander de l’information sur la source de vos renseignements personnels (s’ils n’ont pas été obtenus auprès de vous), ainsi que le nom des personnes qui ont accès à vos renseignements et des détails sur leur durée de conservation.
Droit de retirer son consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels recueillis.
Le cas échéant, vous pouvez aussi demander que les renseignements personnels vous concernant ne soient plus diffusés.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous joindre? ».
Une fois votre demande envoyée, nous vous fournirons une réponse par écrit au plus tard 30 jours à compter de la date de réception de votre demande.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels, qu’ils soient conservés dans nos serveurs ou chez un de nos prestataires de services. Nous faisons affaire avec un prestataire de services spécialisé pour assurer cette protection.
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez contacter immédiatement notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Qui évaluera le respect de cette politique ?
Notre responsable de la protection des renseignements personnels évaluera de manière indépendante les allégations de violation de la présente politique en examinant les pratiques et les procédures et déterminera si des mesures correctives de suivi sont nécessaires, y compris des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
Comment nous joindre ?
Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou commentaire concernant la présente politique à notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées suivantes:
Allons-nous mettre à jour cette politique ?
La présente politique est en vigueur à la date de mise à jour qui figure en haut de la page.
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, un avis sera publié sur notre site Internet, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
